Microsoft Office Access

DEFINICIÓN:

Una base de datos es una recopilación de información  a un asunto, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento  de una colección de música.

BARRA DE HERRAMIENTAS:

El primer símbolo sirve para crear uno nuevo, el segundo para abrir un archivo, el tercero para guardar, el cuarto para imprimir, el quinto para la vista preliminar, el sexto la ortografía,  el séptimo para cortar, el octavo para copiar, el noveno para pegar, el décimo para pegar, el siguiente para volver a atrás, el siguiente para los vínculos con Ofiice, el otro para analizar, el siguiente para las propiedades, el otro para las relaciones y el otro para formulario.

CARACTERÍSTICAS:

 Para empezar una base de datos debemos de darle a archivos y a nuevo.

 A nuestra derecha tenemos varias opciones. Tenemos que darle a base de datos en blanco, cuando le damos nos sale un cuadro para ver donde queremos guardar la base de datos y le damos a crear.

Tablas:

Ahora sale un cuadro con las tablas, formularios, consultas, informes…

En las tablas damos a crear en vista de diseño, cuando le damos nos sale un cuadro con el nombre de datos y tipo de datos. En el nombre de datos ponemos las opciones que queremos y en el tipo de datos elegimos uno de ellos por ejemplo si queremos poner una fecha debemos darle a número o si queremos poner un nombre debemos darle a texto. En el tipo de datos nos salen varias opciones: texto, memo, número, fecha/hora, moneda, autonumérico, si/no, objeto OLE, hipervínculo y asistente para música.

 Al guardarlo nos sale un cuadro que pone guardar como y un cuadro de nombre de la tabla y le ponemos el nombre que queramos y le damos a guardar. Y ahora nos saldrá la tabla ya realizada.

Consultas:

En las consultas le damos a crear una consulta utilizando el asistente, ahora nos sale un cuadro en un lado nos sale los campos disponibles que son las opciones que hemos dado en la tabla y en el otro cuadro nos sale los campos seleccionados y para seleccionarlos le damos a un cuadro que sale con este signo >> debemos pasar todas las opciones menos Id.

Le damos a siguiente y nos sale un cuadro para dar el título y ponemos el que queremos y le damos a finalizar.

Ahora nos sale un cuadro con las opciones que hemos puesto y ahora ponemos la información por ejemplo si ponemos nombres, ponemos los nombres si hemos puesto fecha, ponemos la fecha…

Formularios:

En formularios nos sale una opción que se llama crear un formulario utilizando el asistente.

Le damos y nos sale lo mismo que en las consultas, dos cuadros con los campos disponibles y con los campos seleccionados y le damos al signo >> y le damos a siguiente.

Ahora nos sale la distribución que queremos aplicar al formulario y nos salen varias opciones a la derecha: en columnas, tabular, hoja de datos, justificado,  tabla dinámica y gráfico dinámico.

Le damos por ejemplo a columnas y le damos a siguiente.

A continuación nos salen los estilos y elegimos uno que queramos le damos a siguiente y a finalizar.

Informes:

Le damos a crear un informe utilizando el asistente y hacemos lo mismo que los otros dos,  seleccionamos y le damos a siguiente.  Al lado nos sale una hoja con las opciones que tenemos por ejemplo: nombres, fechas, DNI….y le damos a siguiente.

Tenemos un cuadro que podemos poner el orden de cómo queremos que aparezcan las opciones y ponemos las que consideremos que son las más importantes y le damos a siguiente.

Ahora nos sale como queremos poner el estilo del informe: en columnas, tabular y justificado. Elegimos una y le damos a siguiente.

Ahora elegimos un estilo para el título le damos a siguiente y a finalizar.

Macros:

Para crear los marcos nos vamos al formulario y le damos a diseño, nos saldrán varias opciones y una es el símbolo de las macros. Le damos y al hacer la macro nos sale un cuadro donde debemos darle a operaciones con formularios y abrir formularios.

Damos a siguiente y seleccionamos lo que queremos abrir desde la macro le damos a siguiente y le damos a la opción de abrir el formulario y mostrar todos los registros.

Ahora a texto, le damos a siguiente y ponemos un nombre que le queramos dar y damos a finalizar.

Ahora podemos editar el nombre de la macro, le damos a guardar y ahora si le damos a la macro podemos ir a la página que nosotros hemos adjudicado.

Relaciones:

Para hacer las relaciones debemos poner primero la clave principal  a la palabra y le damos a un símbolo con forma de llave.

Y así en las tablas que tengamos le ponemos una clave principal en cada palabra que pueda tener una relación.

Ahora le damos a un símbolo en el que pone relaciones,  y nos sale un cuadro con las tablas hechas y le damos a agregar y nos aparecerán las tablas

Y ahora arrastramos nombres con el otro cuadro donde pone nombres y nos saldrá un cuadro que pone crear y le damos a crear.